Introduction
La planification opérationnelle est un processus critique. Elle implique une multitude de départements avec des contraintes et des méthodologies de travail différenciés. Son défi consiste à combiner, voir à aligner, les idées des parties prenantes en vue de prises de décisions. A cette fin, les décideurs et les opérationnels ont besoin d’un support informatique fiable et flexible. L’outil le plus répandu aujourd’hui est Excel mais il peine à accompagner de manière pertinente les planificateurs.
Quelle est l’utilité d’Excel et pourquoi n’est-il pas l’outil le plus adapté à la planification opérationnelle ?
Excel un outil répandu en planification opérationnelle
Simplicité, disponibilité et faible coût font l’intérêt de la solution de Microsoft. De nos jours, beaucoup de personnes savent l’utiliser.
Dans la planification opérationnelle, les tâches peu complexes qui sont effectuées par très peu d’intervenants sont réalisables sur Excel. L’outil atteint vite ses limites lorsqu’il s’agit de soutenir des processus de planification sur des périmètres étendues et dans des contextes industriels complexes.
Excel ne répond pas ou mal aux besoins de la planification opérationnelle
La simplicité d’Excel masque le fait qu’il ne s’agit pas d’une solution adaptée aux besoins de la planification opérationnelle. En effet, une solution efficace de planification opérationnelle doit répondre au cahier de charge suivant :
Complexité et fragilité des applications Excel
La planification opérationnelle nécessite la prise en compte de contraintes et le recours à la simulation de multiples scénarios
En pratique, la planification opérationnelle doit intégrer beaucoup de contraintes liées à une activité qui évolue dans le temps. Mais en essayant de planifier en utilisant Excel, on se heurte aux limites de l’outil, on fabrique de véritables « usines à gaz » et l’on se trouve rapidement bloqué, avec toutes les conséquences opérationnelles fâcheuses que cela peut avoir.
De plus, la planification opérationnelle nécessite bien souvent la préparation de scénarios. L’étude d’impacts sur le planning de plusieurs variations demande la modélisation de scenario. Mais, pour le faire sur Excel, les formules de calcul peuvent vite devenir compliquées : par exemple avec une multiplication des « si ». De même, se battre avec « NA » est courant et agaçant. De surcroît, la simulation de scénarios démultiplie les versions des fichiers ou des onglets Excel, l’organisation du travail devient difficile et rajoute de la confusion dans le processus de planification.
De nos jours, les imprévus sont courants dans l’industrie. Mais leur prise en compte dans les modèles Excel peut être compliquée et prendre beaucoup de temps, alors que le résultat de la nouvelle planification qui en découle est attendu immédiatement.
Dans ce genre de cas, reconstruire le modèle Excel peut être lent alors qu’on a généralement besoin d’une réponse immédiate. Une application dédiée à la planification opérationnelle permet de visualiser en temps réel les impacts sur le planning des imprévus et par conséquent de s’adapter aux aléas. Par exemple, en cas d’une panne d’une machine ou d’une indisponibilité d’une équipe, certains outils facilitent la réallocation de la quantité d’articles à produire sur d’autres ressources disponibles.
La planification opérationnelle est un travail collaboratif
La clef de voûte de la planification opérationnelle est la collaboration entre différents départements. Bien souvent, chaque service a son fichier Excel dédié. Par conséquent, le travail de centralisation et de réconciliation des informations est chronophage et source d’erreurs. Dans ce contexte, on se pose souvent les questions : « est-ce qu’on m’a envoyé la dernière version du fichier X ? », et « est-ce que son format n’a pas changé en cours de route ? » …
L’importance des représentations graphiques dans la planification opérationnelle
Visualiser des données sur Excel est cantonné à quelques graphes. Les possibilités sont réduites. Par exemple, générer un diagramme de GANTT est très pratique pour la planification opérationnelle. Une application dédiée à la planification opérationnelle permet de donner accès instantanément à toutes les représentations utiles et d’avoir des graphiques interactifs qui évoluent avec les modifications aux niveaux des facteurs de production. Ainsi, le temps autrefois perdu du planificateur à manipuler les représentations graphiques sera réalloué à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées comme l’analyse et la prise de décision.
La planification opérationnelle a besoin d’un outil avec de bons temps de réponse
Excel est peu performant en termes de rapidité de calcul sur des données volumineuses et lorsque les calculs sont complexes. De plus, plus le niveau de collaboration est important, plus les fichiers sont lourds.
En fin de compte, on peut passer la majorité de son temps à vérifier l’intégrité de son application Excel et la validité de ses calculs au détriment de l’analyse.
La planification opérationnelle doit reposer sur un outil robuste
Par ailleurs, il est aussi difficile d’avoir entièrement confiance dans cet outil, parce que les outils Excel, et c’est le revers de leur souplesse, sont aisément modifiables, dans les calculs par exemples, volontairement ou par erreur par les uns et par les autres, et ceci sans laisser de trace ni d’alerte. Certes, Excel donne de la visibilité sur certaines modifications de données mais au bout de la nième version, le suivi devient compliqué. En revanche, dans une application dédiée à la planification opérationnelle, créée avec les bons outils, les méthodes de travail sont pour la plupart normées dans le paramétrage et les calculs sont automatisés, et l’on aboutit à une application robuste.
La cohérence est un enjeu central dans la planification opérationnelle
Les fragilités des applications Excel que nous avons présenté compromettent la cohérence entre les différents niveaux hiérarchiques de la planification et entre les fonctions de la Supply Chain (approvisionnement, production et Distribution).
La sécurité, un enjeu qui n’est pas adressé avec Excel
La planification opérationnelle comporte des données confidentielles qu’il convient de sécuriser.
Excel n’est pas assez robuste en termes de sécurité de l’information :
– Les mots de passe sont faciles à hacker.
– Les transferts de fichiers entre collaborateurs les exposent aux risques d’envoyer des fichiers confidentiels aux mauvais destinataires. Cette situation est très délicate à gérer.
– Ceci sans compter toute la problématique du RGPD quand il s’agit d’utiliser des données sur le personnel comme les absences ou les compétences.
Pour toutes ces raisons, Excel n’est pas un allié pour le processus exigeant de la planification opérationnelle.
Il est impératif que les décideurs se concentrent sur le fond de la planification opérationnelle. Ils doivent se décharger des problèmes liés à l’outil sous-jacent en adoptant des solutions dédiées à ce processus.
Que faire ?
Les logiciels de type ERP ou APS ont essayé de répondre aux besoins de la planification opérationnelle mais peinent à y répondre de façon satisfaisante :
– Les ERP ne remplissent pas toutes les exigences du cahier de charge d’une bonne solution de planification opérationnelle. Ces outils sont rigides et peu réactifs. Il est difficile, voir impossible, de paramétrer certaines contraintes dans ces outils. Les fonctionnalités de type simulation et collaboration ne sont pas assurées par ces logiciels.
– Bien que les caractéristiques de certains APS couvrent théoriquement le cahier de charge d’une bonne solution de planification opérationnelle, ces outils demandent un investissement conséquent en termes de temps et de coûts à l’installation et à l’utilisation. Ces outils sont complexes à utiliser et à paramétrer. Ils sont peu malléables par les utilisateurs eux même qui doivent faire appel régulièrement à la DSI pour adapter l’outil à leurs contraintes.
Pour répondre mieux aux besoins des planificateurs, Planisense a créé SimCap qui répond au cahier des charges d’une bonne solution de planification opérationnelle tout en restant simple au niveau : de la mise en place, de l’utilisation et du paramétrage.
En s’appuyant sur les technologies modernes, SimCap est une solution qui propose une approche complètement différente et intuitive, par scénarios. Elle dispose d’un modèle de planification capable d’intégrer les contraintes, les règles métiers et la configuration du système à partir desquelles on peut construire des scénarios.
Planisense est un éditeur de solutions de planifications innovantes et intelligentes qui permettent, dans un contexte qui s’est complexifié, d’être plus flexible et plus performant.
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